A primeira vez que ouvi alguém dizer que estava a considerar utilizar a sua plataforma ERP como sistema de gestão da qualidade (SGQ), tive quase a certeza de que tinha ouvido mal. No entanto, à terceira vez que o ouvi, apercebi-me de que a minha audição estava óptima. Penso que é importante falar sobre este assunto porque utilizar uma plataforma ERP para gerir processos de qualidade não faz muito sentido. Naturalmente, os fornecedores de ERP terão uma opinião diferente. No entanto, estou confiante de que tenho razão, e passo a explicar porquê.
O software é optimizado para dados e processos específicos
Comecemos por uma analogia. Por vezes, quando estou a tentar fazer uma reparação doméstica à pressa e preciso de um martelo, mas não está ao meu alcance, bato com a ponta romba de uma chave de fendas ou com a parte inferior de um berbequim. Mas nunca acaba bem e, por vezes, há sangue envolvido. Isto porque as chaves de fendas e os berbequins não foram concebidos para bater em pregos. Um martelo foi concebido para esse tipo de objecto – um prego – e para esse tipo de tarefa.
A minha posição sobre as plataformas e categorias de software baseia-se no mesmo conceito: as grandes classes de aplicações informáticas são optimizadas para tipos de dados específicos e determinados tipos de tarefas. De facto – e lembrem-se de que estou na indústria do software há muito tempo – lembro-me de um produto, o Lotus Symphony, que na sua essência era uma folha de cálculo, mas que pretendia ser também um processador de texto utilizável. Infelizmente, isso não correu bem porque o tipo de informação e o tipo de tarefas eram demasiado diferentes e uma aplicação não podia abranger ambos os domínios.
Assim, a ideia básica é que as grandes categorias de sistemas ou plataformas de software são definidas pelo facto de serem optimizadas para uma determinada classe de informação e um tipo específico de tarefa. Trata-se de um princípio de organização fundamental para a criação de uma carteira de soluções de software a nível empresarial.
Os sistemas ERP, por exemplo, estão organizados em torno do conceito de registo e ligação de transacções. É para isso que foram concebidos – transacções e seu acompanhamento – e é nisso que são bons. Os sistemas de CRM são concebidos para acompanhar o estado das actividades e para acompanhar e apoiar processos, como os pipelines de vendas. É para isso que foram concebidos.
Tirar partido do software existente faz sentido, mas…
Devo dizer que sou totalmente a favor da expansão das plataformas que já temos internamente para abordar novas áreas e casos de utilização, se estiverem de acordo com o tipo de informação e o tipo de tarefa para que a plataforma foi concebida. Mas sou contra quando a razão para utilizar a plataforma errada é motivada principalmente pelo argumento de que “bem, já temos essa plataforma”.
Isso acontece frequentemente quando as organizações consideram expandir o seu sistema ERP para gerir a função de qualidade. Têm a plataforma interna e o fornecedor diz que tem um módulo para uma determinada função, e parece ser um bom negócio aproveitar a plataforma já existente. Mas, para mim, trata-se de um desajustamento que, embora conveniente, não faz sentido no fundo.
Vamos pensar no que faz um sistema de gestão da qualidade. Um SGQ típico gere e acompanha um processo em acção enquanto esse processo está a ser executado. Por exemplo, o problema ou desvio inicial dá início a uma investigação e, dependendo dos resultados da investigação, pode levar a uma acção correctiva (CAPA). E, dependendo do tipo de CAPA, pode ser necessário um novo SOP.
Durante todo o tempo, o SGQ regista o que aconteceu e orienta o processo numa base dinâmica. Um sistema QMS é fundamentalmente concebido para orientar, acompanhar e registar actividades complexas. E não é para isso que um ERP foi concebido (foi concebido para registar transacções). Quando se olha para as ofertas de qualidade dos fornecedores de ERP, é isso que eles fazem, registam as actividades que ocorreram, não guiam os utilizadores através de um processo.
Um SGQ para empresas farmacêuticas separa ainda mais as exigências do que um ERP. O facto de ser um sistema farmacêutico implica requisitos de conformidade para o rastreio de documentos, a manutenção de uma pista de auditoria e o facto de ser um sistema totalmente validado. Tudo para cumprir a norma 21 CFR Parte 11 nos Estados Unidos e requisitos semelhantes para praticamente todas as autoridades reguladoras farmacêuticas a nível mundial.
Não estou a dizer que não se pode utilizar um sistema ERP como SGQ. Estou a dizer que provavelmente não o deve fazer.
No entanto, um ERP pode ser utilizado em conjunto com um SGQ no início ou no fim de um fluxo de trabalho de qualidade. Por exemplo, os dados mestre do ERP, tais como números de lote, códigos de material ou de produto e informações do fornecedor, podem ser introduzidos no SGQ. Pode também actualizar o sistema ERP com o estado dos produtos fabricados ou dos lotes, incluindo se foram libertados, rejeitados, colocados em espera, etc.
O software QMS ajuda-o a concentrar-se nos processos de qualidade
Se o seu objectivo é investir num sistema concebido em torno do requisito de acompanhar, orientar e registar o processo de captura de problemas de qualidade, gerindo-os até à sua resolução e fazendo-o de forma consistente com os requisitos regulamentares, uma plataforma de software concebida proporcionará o melhor valor. Será mais fácil de instalar, mais fácil de utilizar, terá uma adopção mais rápida e cumprirá os requisitos de forma mais eficaz do que um sistema ERP que tenha sido alargado para além das suas capacidades naturais.
Com base em algumas décadas de implementação de aplicações QMS em empresas farmacêuticas, esta é a minha opinião e mantenho-a. Concorda? Vamos discutir o assunto.