História do cliente: Labatec

Labatec Customer Story

A Labatec Pharmaceuticals é uma empresa privada sediada na Suíça. Há mais de 50 anos que entregam produtos para os sectores hospitalar e retalhista aos mercados europeus e emergentes. Labatec opera a partir da Suíça, e tem uma presença operacional e comercial em Portugal e na região MENA, com mais de 80 produtos na sua carteira.

Em 2019, a Labatec abriu uma instalação de última geração em Sintra, Portugal, para o fabrico de produtos sólidos orais. Além disso, expandiu as suas actividades para incluir o fabrico por contrato (CMO), prestando serviços completos de fabrico na UE para produtos em forma de dosagem oral sólida.

O novo local de fabrico da Labatec tem de lidar com os requisitos das autoridades sanitárias locais da UE, requisitos do mercado suíço, e alguns requisitos específicos para clientes em países do MENA. Além disso, como OCM, tem de suportar muitas exigências diferentes dos clientes. Sendo uma empresa centrada na satisfação do cliente, a Labatec precisa de assegurar que pode facilmente responder às exigências do cliente e cumprir as auditorias.

Mara Doria é a Gestora de Garantia de Qualidade da Labatec . Gerindo uma equipa de seis pessoas, é responsável pela garantia de qualidade do local de fabrico, incluindo o lote e a libertação, o cumprimento dos requisitos de prontidão para inspecção, e a prontidão para auditorias a clientes. De acordo com os processos e procedimentos da empresa, ela também gere os sistemas de qualidade e apoia as inspecções sanitárias, bem como os KPIs (indicadores-chave de desempenho) definidos pela direcção.

O desafio da gestão de documentos

Doria explicou que a empresa estava a enfrentar desafios com a gestão da documentação. Labatec é uma empresa multinacional que estava a gerir documentação para múltiplos sítios com um processo de gestão documental baseado em papel. Grande parte da sua documentação foi partilhada entre os sítios, por isso, sempre que alteravam a documentação (o que aconteceu frequentemente), teriam de digitalizar os documentos e enviar um PDF para os outros sítios para completar o fluxo de aprovação. Como resultado, a revisão e aprovação da documentação exigiu muito tempo e não cumpriu as novas expectativas de integridade dos dados.

Este processo não estava em conformidade com as directrizes esperadas, e a empresa queria ajustar a forma como trabalhava com documentos, de modo a que o processo se tornasse mais eficiente e a empresa estará em conformidade. Decidiram passar para um sistema de gestão electrónica de documentos (DMS).

A caça a um verdadeiro parceiro

Labatec reuniu uma equipa para seleccionar um fornecedor de DMS. Incluía intervenientes-chave do local de fabrico (incluindo a equipa da Doria), a equipa de qualidade da Labatec Pharma na Suíça, um engenheiro de validação responsável pela validação do sistema de controlo, e a alta direcção.

A equipa de selecção desenvolveu uma lista de requisitos. Depois, chegou a muitos vendedores no mercado, incluindo Master Control, Veeva, fornecedores locais, e startups, para tentar compreender quais poderiam fornecer o que necessitavam. Scigeniq foi recomendado por um membro da equipa de direcção que estava familiarizado com a empresa e as suas soluções, e Doria adicionou-os à lista.

A decisão final de optar pela solução DMS da Scigeniq baseou-se na flexibilidade para desenvolver em conjunto um produto configurado de acordo com as suas necessidades. Porque a Labatec é uma empresa em crescimento, queria trabalhar com um fornecedor que também estava em crescimento e estava disposta a trabalhar em estreita colaboração com eles para garantir que o DMS pudesse fornecer a funcionalidade e as configurações de que necessitavam. Labatec foi frequentemente o primeiro a testar novas características e serviços do Scigeniq DMS, assegurando que a solução funcionaria conforme necessário.

Igualmente importantes foram as qualificações da equipa de serviços profissionais da Scigeniq. Doria disse que um dos requisitos que identificaram foi o conjunto de competências e qualificações da equipa técnica do vendedor. Ela disse que queriam trabalhar com pessoas com profunda experiência farmacêutica e forte especialização técnica em TI e ciber-segurança.

Os benefícios de Scigeniq DMS

Em 2021, a DMS entrou em produção com a Scigeniq DMS, e, de acordo com Doria, está a cumprir todas as suas expectativas. Ela disse que os utilizadores finais estão muito satisfeitos com a solução, e que esta melhorou consideravelmente a integridade dos dados ao melhorar a gestão do tempo e dos recursos.

O DMS melhorou os processos de revisão e aprovação de documentos. Por exemplo, podem agora facilmente relatar por quanto tempos levando as pessoas a reconhecer documentos, a duração do processo de revisão e aprovação, e outras métricas chave de desempenho. Também garantiu o acesso dos utilizadores finais à última versão do documento lançado e diminuiu o número de cópias impressas em papel.

Doria disse que um dos benefícios de trabalhar com a equipa de serviços de apoio profissional da Sciqeniq é obter ajuda com novos relatórios. Trabalhar com vários clientes significa frequentemente precisar de um novo relatório ou nova informação, e a equipa Scigeniq apoia a Labatec com configuração ou desenvolvimento conforme necessário.

O que se segue para Labatec e Scigeniq

Com base na sua experiência com Scigeniq DMS, a Labatec está agora a expandir a sua utilização de soluções Scigeniq.

A Labatec está a implementar o Sistema de Gestão Regulamentar (RMS) e o Sistema de Gestão da Qualidade (QMS) da Scigeniq. Além disso, Labatec está a trabalhar com Scigeniq em módulos adicionais, incluindo Gestão de Formação (TMS) e Gestão de Laboratório (LMS), como parte da sua estratégia de roteiro de produtos.

O objectivo final da Labatec é criar um conjunto de soluções interligadas que forneça uma visão completa de todos os processos e permita a utilização eficiente dos recursos, apoiando o contínuo crescimento e expansão da empresa.

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