História do cliente: Globalpharma

A Globalpharma é uma subsidiária integral da Dubai Investments PJSC.
Iniciou suas operações nos Emirados Árabes Unidos em 2003 e está registrada nos países do GCC, incluindo Qatar, Kuwait, Omã, Bahrein, KSA e Emirados Árabes Unidos, bem como em outros mercados de exportação, como Iraque, Sudão, Líbano e Jordânia.

Líder de mercado nos principais segmentos de produtos farmacêuticos genéricos, a Globalpharma fabrica e distribui mais de 95 produtos farmacêuticos genéricos em quase todos os segmentos de doenças relacionadas ao estilo de vida, incluindo cardiovasculares, antiulcerantes, antidiabéticos, antiartrite, analgésicos, incluindo AINEs (anti-inflamatórios não esteroides), respiratórios, formulações anti-histamínicas, anti-infecciosos e suplementos multivitamínicos.

A empresa se concentra constantemente na expansão contínua de seu portfólio de áreas terapêuticas cobertas, lançando novos produtos para atender às “necessidades não atendidas” dos pacientes.

Eliminação de planilhas no gerenciamento regulatório

A equipe de Assuntos Regulatórios da Global Pharma seguia métodos tradicionais e manuais para gerenciar documentos e dados de registro, incluindo o armazenamento de documentos em pastas compartilhadas.
Todos os dados eram rastreados em planilhas do Excel.
Com muitas pessoas usando planilhas, havia erros de entrada de dados e dados faltantes.
Foram realizados testes para que apenas uma pessoa fosse responsável pelas planilhas, mas não havia um sistema para gerenciar todos os dados.

Reem Khayal é gerente sênior de assuntos regulatórios da Globalpharma.
Ela cuida do registro nos Emirados Árabes Unidos e na KSA e é responsável por uma equipe que gerencia os registros em outros mercados.

O chefe do departamento estava procurando uma solução para facilitar o trabalho de Reem e de sua equipe.
Eles queriam um sistema de gerenciamento regulatório (RMS) para ajudá-los a gerenciar as informações de registro e o processo de registro.
O RMS tinha de ser uma solução fácil de usar que mantivesse o histórico de produtos da empresa e permitisse a produção rápida de relatórios quando a gerência solicitasse informações específicas.

As soluções foram selecionadas para duas opções potenciais, uma das quais era a Scigeniq.
Durante uma conferência do GCC, Reem e o chefe do departamento viram e gostaram de uma demonstração do Scigeniq RMS.
Eles solicitaram outra reunião com a Scigeniq para saber mais sobre a empresa e o produto e decidiram optar pela Scigeniq em agosto de 2023.

A primeira etapa foi a migração dos dados das planilhas do Excel, seguida pela migração dos arquivos alguns meses depois.
O RMS entrou em operação em maio de 2024 e tem cinco usuários, incluindo Khayal.

Khayal disse que o recurso de relatório é um de seus recursos favoritos.

“Se eu quiser saber quais consultas ainda estão pendentes, basta clicar em um botão e ele envia [the report] para o meu e-mail em questão de minutos.”

Automatização de processos de documentos

Antes de implementar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (DMS), a equipe de qualidade da Globalpharma gerenciava sua documentação manualmente.
Eles tinham SOPs para o trabalho que precisavam fazer e usavam uma planilha do Excel para acompanhar as tarefas do processo.
Além disso, eles imprimiam cópias impressas dos documentos que precisavam ser assinados.

Para o processo em lote, eles implementaram assinaturas eletrônicas no nível do Microsoft Word.

De acordo com Karunanithi Veerapandian, gerente assistente de garantia de qualidade, houve dois motivos principais para a decisão de implementar um DMS:

1. Eles queriam automatizar seus processos.
2. Eles queriam reunir tudo em uma plataforma centralizada.

Usando o processo de aquisição de software da empresa, a equipe de qualidade selecionou vários fornecedores, realizou uma análise técnica e assistiu a uma demonstração.

O DMS da Scigeniq oferecia recursos que os ajudariam a automatizar seus processos sem exigir mudanças no processo existente.
Além disso, era fácil de usar.

Havia dois recursos importantes que precisavam ser abordados antes de avançar com o DMS.
Primeiro, a Globalpharma queria que o DMS gerasse números de lote automaticamente, mas isso normalmente é feito por um sistema ERP.
A Scigeniq ajudou a empresa a configurar a geração de números de lote no sistema ERP.
Em seguida, a Scigeniq criou uma integração entre o SAP e o DMS, na qual o DMS solicitava o número do lote ao SAP e também obtinha informações completas sobre o lote.

A segunda está relacionada aos modelos de impressão.
A Globalpharma tinha muitos modelos de impressão para implementar no DMS com cabeçalhos, rodapés e informações específicas da página de rosto.
Eles também solicitaram que um contador de impressão e um tipo de cópia fossem adicionados aos modelos.
Além disso, a Scigeniq adicionou opções de impressão aprimoradas, incluindo impressão de várias cópias, intervalos de páginas de impressão e criação de uma lista de distribuição de impressão.

A equipe de qualidade tinha cerca de 2.000 documentos para migrar para o Scigeniq DMS, e conseguiu fazê-lo com sucesso com a ajuda da equipe de suporte da Scigeniq.

Desde a decisão de usar o DMS da Scigeniq até a implementação, foram necessários de 5 a 6 meses.
Hoje, mais de 40 pessoas usam o DMS diariamente.

Trabalhar com uma equipe experiente e solidária

Como a Globalpharma implementou o DMS e o RMS, a equipe de suporte da Scigeniq esteve presente em todas as etapas do processo, ouvindo suas necessidades e ajudando a resolver os desafios.

Geeta Gujaran, chefe do site, disse que o que mais chamou a atenção na Scigeniq foi a equipe de especialistas.

“A Scigeniq tem uma enorme experiência farmacêutica com algumas grandes empresas farmacêuticas da região. Isso foi muito importante para nós.”

Khayal concordou, observando que a equipe da Scigeniq foi muito solidária e ajudou sua equipe a resolver os tíquetes rapidamente.

Bencymon Varghese, gerente de garantia de qualidade, disse que outra consideração importante para a Globalpharma foi encontrar um parceiro de tecnologia que trabalhasse com eles em uma verdadeira parceria. A equipe da Scigeniq estava aberta a sugestões de novos recursos e funcionalidades para o DMS e o RMS.

Os planos futuros incluem a integração do RMS e do DMS e a possibilidade de outras equipes da cadeia de suprimentos acessarem determinadas informações no RMS para eliminar as solicitações por e-mail.